8.5. Обмен, возврат и уничтожение документов по сделке
Довольно часто бывает так, что на период осуществления сделки стороны подписывают «понятийные» соглашения, в которых прописывается детальная схема сделки и суммы денежных средств, задействованных в сделке. Кроме того стороны, помимо юридических гарантий, могут выдавать друг другу личные гарантии понятийного характера. Часть таких гарантий продолжает действовать и сохраняется даже после закрытия сделки, а часть подлежит уничтожению. Уничтожаются обычно те документы, с помощью которых стороны стремились обезопасить себя от каких-либо рисков на различных этапах сделки. После завершения соответствующего этапа и снятия рисков, от которых стороны пытались защититься дополнительными документами, оригиналы таких документов подлежат уничтожению в присутствии сторон сделки. Несмотря на то что копии документов без представления оригиналов не могут использоваться в суде в качестве письменных доказательств, все же необходимо соблюдать осторожность при подписании и передаче стороне каких-либо документов понятийного свойства. Если документ содержит информацию крайне нежелательную для раскрытия или имеются опасения, что сторона, получившая документ, может сделать с него копию и воспользоваться в будущем этой копией в своих целях, то имеет смысл рассмотреть возможность помещения такого документа в банковский сейф (ячейку) до момента, пока не будет устранен риск, для защиты от которого такой документ выдавался.
Уже в момент подписания и выдачи гарантирующих документов необходимо понимать: когда, кем и при каких условиях документы должны быть уничтожены или возвращены выдавшей их стороне. Задача юристов, сопровождающих сделку, состоит в том, чтобы четко контролировать моменты выдачи и уничтожения этих документов в соответствии с целями, этапами сделки и существующими в сделке рисками.