8. ЗАКЛЮЧЕНИЕ СДЕЛКИ
8.1. Подписание документов
Когда все документы по сделке подготовлены и согласованы сторонами, каждая из сторон выполнила необходимые со своей стороны подготовительные действия, стороны могут договариваться о подписании документов.
Вообще подписание документов при осуществлении сделки может происходить неоднократно. Особенно в том случае, если сделка разбита на этапы, которые требуют подписания определенных документов. Можно обозначить следующие правила подписания документов:
1. Документы, предназначенные для подписания, до даты подписания должны быть окончательно согласованы со всеми заинтересованными лицами, а также со всеми подписантами для того, чтобы при подписании не возникало лишних вопросов и недоразумений.
2. Необходимо заранее согласовать дату, место и время подписания документов, а также удостовериться, что лица, которые должны подписывать документы, уведомлены о подписании и смогут присутствовать. Необходимо также уведомить лиц, которые будут подписывать документы, о том, чтобы они имели при себе документы, удостоверяющие их личность, указанные в юридических документах, подготовленных для подписания. Если документы подписываются от имени юридического лица, то подписанты должны быть уведомлены о необходимости иметь при себе печать и актуальную выписку из ЕГРЮЛ по своему юридическому лицу.
3. Желательно, чтобы подписание документов происходило в отдельной комнате, исключающей присутствие посторонних лиц. На подписании должно быть как можно меньше людей. Желательно, чтобы это были только те, кто подписывает документы, и не больше 2-х юристов от каждой из сторон.
4. При подписании документов с каждой стороны должен присутствовать хотя бы один человек, который готовил юридические документы и хорошо знает все условия сделки. Обычно это юристы каждой из сторон.
5. Все документы, содержащие более одного листа, должны быть прошиты и пронумерованы.
6. Графы для подписания документов должны позволять лицам, подписывающим документы, вписать полностью свою фамилию, имя и отчество, а также иметь место для проставления подписи. Необходимо следить за тем, чтобы лица, подписывающие документы, собственноручно не только подписывали документы, но еще и вписывали в соответствующие графы свои фамилии, имена и отчества.
7. Каждой стороне необходимо иметь с собой полный комплект согласованных и распечатанных документов, которые должны подписываться на сделке. Это необходимо для осуществления сверки согласованных документов с теми, которые вам предлагает для подписания сторона, распечатавшая документы для подписания.
8. Перед подписанием документов у лиц, подписывающих документы по сделке, необходимо запросить оригиналы документов, удостоверяющих их личности, и произвести сверку данных таких документов с данными, указанными в подписываемых документах. В случае непредставления документов, удостоверяющих личность лица, подписывающего документы, или при несоответствии данных, указанных в удостоверяющем личность документе, тем данным, которые указаны в предназначенных для подписания документах, от подписания документов необходимо отказаться, если только такое несоответствие не было допущено сторонами с обоюдного согласия и является необходимым для сделки.
9. Для подписания документов должно быть отведено достаточно времени. Нельзя подписывать документы в спешке. Поэтому лица, подписывающие документы, должны заранее выделить в своем графике достаточно времени для подписания документов. Количество времени, необходимого для подписания, определяется объемом документов и количеством лиц, которые будут проверять документы перед подписанием. Это необходимо учитывать при планировании подписания документов.
10. Подписание документов допускается только после внимательного прочтения, изучения представленных для подписания документов и сравнения их с согласованными и распечатанными для такого сравнения документами.
11. Необходимо пресекать попытки другой стороны ускорить подписание документов и проявления всяческого давления под предлогом ускорения подписания и отсутствия времени. Если одна из сторон чрезмерно и настойчиво торопит с подписанием документов, то при наличии возможности необходимо перенести подписание на другой день, когда можно будет спокойно и без спешки ознакомиться с документами и подписать их.
12. Если при сравнении и изучении документов, предложенных для подписания, будут обнаружены разногласия или изменение согласованных условий либо для подписания будут представлены документы, не согласованные ранее, и полное предназначение которых вы не понимаете, а сторона, предложившая их подписание, не может вам этого объяснить, то от подписания таких документов следует отказаться до устранения возникших неясностей и разночтений в документах.
13. Подписание документов должно осуществляться синими чернилами или пастой.
14. Юристу или организатору сделки необходимо внимательно следить за тем, какие документы подписывает лицо, интересы которого он представляет. Необходимо быть внимательным для недопущения подмены документов.
15. Важно следить за количеством экземпляров подписываемых документов и количеством экземпляров, распределенных между подписывающими сторонами.
16. Желательно не допускать хаотичного неконтролируемого движения документов при подписании. Документы должны подписываться в строгой последовательности по очереди каждой из сторон.
17. После завершения подписания документов, необходимо удостовериться в том, что подписи стоят везде, где это необходимо. Необходимо также проверить наличие оттисков печатей там, где это необходимо, в том числе на прошивке каждого документа, если таковая имеется.
18. На всех документах надо обязательно проверить наличие подписей и при необходимости печатей на прошивке документов, содержащих более одного листа.
19. После подписания документов необходимо удостовериться в том, что вы получили все причитающиеся вам документы в необходимом количестве экземпляров.
20. При подписании документов и распределении их между сторонами рекомендуем фиксировать для себя: кто, когда и какое количество экземпляров какого документа получил. Надо зафиксировать: были ли оговорены при этом какие-либо особые условия о дальнейшей судьбе документа или месте его хранения.
21. На всякий случай рекомендуется иметь при себе портативный компьютер и флеш-накопитель с полным комплектом всех документов по сделке для тех редких случаев, когда станет очевидным необходимость внесения изменений в подготовленные и распечатанные документы. Для распечатки и копирования документов необходимо позаботиться о наличии в месте подписания документов или где-то поблизости принтера и копира с заправленным картриджем, а также принадлежностей, необходимых для прошивки документов. В качестве меры безопасности после внесения на компьютере изменений в документ на флеш-накопитель необходимо сохранить копию только того документа или его отдельных листов, в который были внесены изменения. Это необходимо для исключения возможности утечки информации через лицо, которое будет осуществлять распечатку документа.
Обычно подписание документов происходит в помещении банка покупателя, если оплата осуществляется со счета покупателя, либо в помещении согласованного сторонами банка, если для оплаты используется банковская ячейка.